I Danmark har virksomheder bogføringspligt, og det er lovpligtigt, at bogholderiet udføres i overensstemmelse med virksomhedens type og størrelse. Derudover kræver god økonomisk styring, herunder budgettering og beregning af nøgletal, at du bogfører korrekt. De primære bogføringsopgaver er følgende (afhængigt af størrelsen på virksomheden):

  1. Finansbogholderi
  2. Debitorbogholderi
  3. Kreditorbogholderi
  4. Lønbogholderi
  5. Fakturering

I Ekstern CFO tager vi os primært af de første fire opgaver, men vi vurderer sammen med dig, hvor mange af dem, der er nødvendige at udføre for at sikre os, at bogholderiet stemmer og lever op til kravene i Bogføringsloven.

I Ekstern CFO bogfører vi alle bilagene for dig, og vi hjælper dig til at få nogle processer i gang, der gør vores arbejde hurtigere og nemmere, så du kan spare tid og penge. Det eneste, vi oftest overlader til dig, er fakturering til dine kunder.

Hvis du er interesseret i en controller, noget bogholderiassistance eller en regnskabsassistent, frem for en bogholder der sidder med det hele, er vi også meget interesserede i at finde en løsning, der passer til netop dit behov.

Nedenfor er beskrevet lidt omkring de fem forskellige bogføringsopgaver, samt hvad vi forbinder som det væsentligste i arbejdet med og udførelsen af disse.

1. Finansbogholderi

Finansbogholderi er i det store hele alt andet bogføring, end bogføring der vedrører leverandører, kunder og løn. Som hovedregel kan du fjerne alle kundeindbetalinger, leverandørudbetalinger og udbetalt løn fra din bankkonto, og du står nu tilbage med finansbogføring, dvs. bogføringen af finansbilag.

I finansbogholderiet er det primært banken, der er udgangspunktet, og det er derfor vi benytter bankafstemning som det primære middel til kontrol af bogholderiet. Det er finansbogholderens opgave, at hele bogholderiet stemmer i sidste ende, herunder momsen.

Er du en mindre virksomhed med ganske få ansatte og relativt få leverandører, fx en mindre konsulentvirksomhed eller freelance-arbejde, vil det oftest være finansbogholderiet, der er den største opgave, da kreditorbogholderiet (se evt. nedenfor) ikke oprettes. I Ekstern CFO vurderer vi sammen med dig, om det er nødvendigt med et kreditorbogholderi, eller om vi skal bogføre alle fakturaer fra leverandørerne som finansbilag.

2. Debitorbogholderi

I Debitorbogholderiet er det kunderne, der er i fokus. Det er dermed bogføring og kontrol af alt vedrørende kunderne, undtagen fakturering, herunder bogføring af kundeindbetalinger. En debitor er en virksomhed eller person, der skylder din virksomhed penge, hvilket i de fleste tilfælde og i daglig tale vil være en ganske almindelig kunde.

En debitorbogholder har bl.a. til opgave at sørge for, at når kunderne betaler deres regninger, bliver indbetalingen bogført/udlignet på den rigtige faktura, på den rigtige kunde og i den rigtige valuta. Derudover er det ofte også debitorbogholderen, der har til opgave at rykke kunderne, såfremt de ikke har betalt deres regninger til tiden.

Har du rigtig mange kunder, og er det en relativ kompleks proces enten at bogføre indbetalinger eller at rykke dine kunder, fx hvis du sender fakturaer i forskellige valuta eller har et meget stort kundekartotek, vil Ekstern CFO hjælpe dig med denne opgave og forsøge at procesoptimere. Oftest vil vi (løbende) gennemgå med dig, om der er kunder, vi skal rykke mere eller mindre (eller slet ikke), og dernæst overtage rykker-opgaven.

3. Kreditorbogholderi

I Kreditorbogholderiet er det leverandørerne, der er i fokus. Dvs. bogføring og kontrol af alt vedrørende leverandørerne, herunder bogføring af leverandørfakturaer og den tilhørende moms samt udbetalinger til leverandørerne. En kreditor er en virksomhed eller person, som din virksomhed skylder penge, og vil i daglig tale oftest blot være en ganske almindelig leverandør.

En kreditorbogholder i bl.a. til opgave at sørge for, at du får betalt dine leverandører til tiden, og at du får besked, såfremt du ved en fejl er kommet til at betale en leverandørfaktura dobbelt. Derudover skal kreditorbogholderen sørge for, at udbetalingen til leverandøren bliver bogført/udlignet på den rigtige leverandørfaktura, på den rigtige leverandør og i den rigtige valuta.

Kreditorbogholderiet er væsentligt i virksomheder, der har relativt mange leverandører og/eller leverandørfakturaer, eller i virksomheder der har lagerstyring, fx produktionsvirksomheder eller virksomheder indenfor restaurationsbranchen. I Ekstern CFO hjælper vi dig med at vurdere, om det er nødvendigt at have et kreditorbogholderi, samt hjælper vi dig med at bogføre leverandørfakturaer og -betalinger samt afstemme bogholderiet.

4. Lønbogholderi

Som lønbogholder er det ens primære opgave at sørge for, at lønnen stemmer, dvs. at dine medarbejdere modtager den løn, som de er berettigede til, hverken mere eller mindre. Lønbogholderen har dermed til opgave at holde styr på opsparet samt afholdt ferie, tiltrådte og fratrådte medarbejdere mm. samt betaling og indberetning af A-skat, AM-bidrag mv.

Det er bl.a. lønbogholderens opgave at sørge for, at medarbejderen får det korrekte beløb udbetalt, når medarbejderen fratræder, og at medarbejderen fratrækkes det korrekte beløb, hvis medarbejderen afholder ikke-optjent ferie.

Lønbogholderiet er en del af bogføringen for alle virksomheder, der udbetaler løn til medarbejdere. Der er dog stor forskel på omfanget af opgaven, alt efter om det er en stor eller lille virksomhed, og alt efter medarbejderne er fastansatte eller ansat på timebasis. I Ekstern CFO tager vi os af lønbogføringen og -afstemningen, og såfremt du er interesseret, tager vi os også af lønudbetalingen

5. Fakturering

Opgaven omkring fakturering består primært i at sørge for, at kunderne bliver faktureret med det korrekte beløb, herunder den korrekte moms, i den korrekte valuta og på det korrekte tidspunkt.

I Ekstern CFO lader vi typisk kunderne selv sende fakturaer ud til deres kunder. Vi har dog lavet andre ordninger med vores kunder, hvis dette har givet mening ift. den pågældende kunde.

Såfremt du har en virksomhed, hvor selve faktureringen til dine kunder er en mere kompleks proces, hjælper vi dig gerne til at finde en løsning. Dette kunne eksempelvis gælde, hvis dine kunder skal faktureres forud, eller hvis fakturaerne omhandler projektarbejde, der er fordelt ud over flere måneders arbejde.

Mere information

Få hjælp og rådgivning til bogføring og bogholderi ved at kontakte Ekstern CFO i dag.