Automatisering og integrering

Der kan være masser af værdi at hente ved at automatisere dele af sit regnskab, men det er vigtigt, at man forstår, hvorfor man gør det, og om det giver mening i netop jeres virksomhed. Det hjælper vi jer med at afklare og at sætte op, så I reducerer manuelt arbejde og gør bogføringen hurtigere.

Automatisering kan:

• spare dig for fakturerede bogholdertimer
• sørge for, at der er mere governance
• hjælpe til lettere indsamling af bilag
• spare tid på fakturabetalinger
• uddelegere dele af regnskabsarbejdet til medarbejdere
• minimere manuelle bogføringsfejl
• give mere konsistens i bogføringen.

I Ekstern CFO bruger vi ofte systemerne Pleo og Corpay One til automatisering af dine udgifter. Vi arbejder også med systemer som Stripe, Shopify,
Amazon og Storebuddy til automatisering af indtægter.

Her uddyber vi, hvordan automatisering og integrering kan bidrage med i din forretning:

Spare dig for fakturerede bogholdertimer

Jo mindre tid din bogholder bruger på bogføring, jo mindre vil dine bogholderregninger blive.

Vi hjælper dig derfor med at få automatiseret de dele af bogholderiet, som sparer tid for os i Ekstern CFO, så vi kan give dig en god pris.

Sørge for at der er mere governance

For selskaber, som fx har en bestyrelse, investorer eller revisorer, der stiller større krav til governance, kan det være en fordel at bruge et system til udgiftsbetalinger, som klart definerer, hvem der har betalt og godkendt hvad, hvornår og hvorfor.

Ved flere godkendere og mere styring på betalingerne undgår du dels spørgsmål fra fx revisor, men du får også minimeret fejlbetalinger og får fordelt ansvaret for betalinger til de personer i virksomheden, som rent faktisk ved noget om købet, hvilket sparer dig tid.

Hjælpe til lettere indsamling af bilag

Du har sikkert før prøvet at få en liste med bilag, som din bogholder har brug for, at du sender – og det tager tid. Særligt er opgaven tidskrævende, hvis du skal indhente bilag fra dine kolleger også.

Ved automatisering af bilagshåndteringen kan du uddelegere ansvaret til de medarbejdere, som har foretaget købene og dermed frigive tid til dig selv.

Spare tid på fakturabetalinger

I stedet for at betale dine fakturaer via netbank, kan det være en fordel for dig at automatisere leverandørfakturaer. Det vil betyde, at du ikke skal bruge tid på bilagshåndtering, betalingshåndtering og bogføring af både faktura og betaling.

Det vil altså både spare dig tid og penge at få automatiseret dine leverandørfakturaer.

Uddelegere dele af regnskabsarbejdet til medarbejdere

Din bogholder kan være nok så dygtig, men det er ikke altid, at din bogholder kan læse sig frem til, hvad der er købt og særligt, hvorfor/til hvilket formål at det er købt.

Ved automatisering af bogføringsopgaven vil det være op til dine medarbejdere at definere, hvad de har købt og hvorfor. Det sparer dig tid, det sparer os tid, og så bliver det bogført mere korrekt.

Minimere manuelle bogføringsfejl

Når du har automatiseret dit bogholderi, vil du sikkert også opleve, at der er færre manuelle bogføringsfejl; særligt fejl, som din bogholder begår.

Det skyldes bl.a., at systemerne husker tidligere posteringer, men det skyldes også, at det er medarbejdere/køberen frem for bogholderen, der tager stilling til købet.

Ved automatisering minimerer du manuelle bogføringsfejl og får dermed mere retvisende og fyldestgørende rapporter.

Mere konsistens i bogføringen

Du har muligvis oplevet, at en særlig udgift er blevet bogført på forskellige konti i løbet af regnskabsåret. Inkonsistent regnskab betyder, at du i mindre grad kan regne med de tal, du modtager.

Ved automatisering vil det være systemer og ikke personer, der husker, hvad der er gjort sidst, og på den måde vil der naturligt være mere konsistens i bogføringen, og dermed også mere retvisende og fyldestgørende rapporter.

Er der andet, vi kan hjælpe med?

Ja, der er masser, vi kan hjælpe dig med, hvis du ønsker at automatisere dit regnskab:

• mere retvisende rapporter
• blive bedre til at identificere afvigelser.
• bedre styring af periodiseringer.
• bedre styring af SaaS-årsabonnementer. 
• begynde at måle mere på særlige omkostninger eller omkostningsgrupper.
• få rapporter hurtigere så de kan bruges mere løbende
• nemmere styring af likviditet
• større overblik over ubetalte regninger
• mere indsigt i medarbejdernes forbrug 
• muliggøre bedre regnskabsmæssigt analysearbejde.

For at få fuldt udbytte af din automatisering er det afgørende, at du får opsat og integreret alle systemerne korrekt, så dataen er fejlfri og fuldkommen.

I forbindelse med opsætningen vil vi anbefale dig, at du får noget hjælp og rådgivning til at få opstillet dit regnskab på en måde, som du rent faktisk kan tage beslutninger ud fra. Det hjælper ikke så meget at automatisere et bogholderi, der er opsat misvisende. Læs mere om denne del her: Økonomisk konsultering.

Derudover er det vigtigt, at du har en bogholder, som du har tillid til, og som forstår din forretning. I Ekstern CFO er vi netop specialiserede i at hjælpe vækstvirksomheder med lønbogføring og lønkørsel. Læs mere om denne del her: Bogføring og lønkørsel.

Der er også den ulempe ved automatisering, at det i nogen grad kan øge controller-funktionen, eftersom man overlader noget af ansvaret til ikke-regnskabskyndige personer. Derfor er det vigtigt, at nogen kontrollerer og tjekker dit regnskab igennem samt får rapporteret til dig i tide, så du kan bruge regnskabet løbende i dit arbejde. Måske du også har brug for nogen til at holde øje med likviditeten? Læs mere om denne del her: Kontrol og rapportering.

Kontakt os i dag for at få en snak om, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed på vej mod mere automatisering.