Generelt om bogføring og regnskab
Hvad koster en bogholder?
Prisen afhænger af de opgaver, I ønsker hjælp til, transaktionsmængde, systemer, løn og rapporteringsbehov samt regnskabets nuværende status. Hos Ekstern CFO aftaler vi leverancen ud fra jeres konkrete behov og giver et tilbud på det afklarede omfang. Se priser og samarbejde for de oplysninger, der giver et godt tilbudsgrundlag.
Hvornår har min virksomhed brug for en bogholder?
De fleste virksomheder har gavn af en professionel bogholder, så snart de har regelmæssige transaktioner, ansatte eller momspligt. Typiske tegn på, at I har brug for hjælp, er: I bruger for meget tid på regnskabet, I er usikre på om moms og skat er korrekt, eller I har fået påtaler fra SKAT eller revisor.
Hvad er forskellen på en bogholder og en revisor?
En bogholder håndterer den løbende bogføring, afstemninger, moms og løn. Ledelsen har ansvaret for virksomhedens årsrapport. En revisor kan bistå med årsafslutningen og udføre revision eller andre erklæringsopgaver efter aftale og gældende krav. Revision er ikke obligatorisk for alle virksomheder; nogle kan fravælge den, hvis betingelserne er opfyldt. Se Erhvervsstyrelsens vejledning om årsrapporter og fravalg af revision. Vi samarbejder med jeres revisor om regnskabsgrundlaget.
Hvad er forskellen på en bogholder og en CFO?
En bogholder registrerer transaktioner og sikrer, at regnskabet er korrekt. En CFO (Chief Financial Officer) bruger regnskabsdata til strategisk ledelse – budgettering, forecasting, investor-rapportering og økonomisk rådgivning. Hos Ekstern CFO leverer vi begge dele som én samlet ekstern økonomifunktion.
Kan jeg selv lave min bogføring?
Ja, det kan du – men det er sjældent en god idé, når virksomheden vokser. Fejl i bogføringen kan føre til forkert momsindberetning, problemer med SKAT og manglende overblik over virksomhedens økonomi. Desuden bruger mange iværksættere 5-10 timer om måneden på bogføring – tid der kunne bruges på at vækste forretningen.
Hvordan forbereder vi et skift af bogholder?
Start med at aftale en skæringsdato og ansvar for perioden omkring skiftet. Saml kontoplan, seneste saldobalance, åbne kunde- og leverandørposter, moms- og bankafstemninger, lønmateriale og bilag. Giv den nye bogholder adgang med passende rettigheder, og bed den tidligere leverandør om eksport og dokumentation, før adgangen lukkes. Se vores guide til skift af bogholder.
Hvad skal vi have klar, før samarbejdet starter?
Forbered adgang til bogføringssystem, bankdata og relevante fakturerings- eller betalingssystemer, seneste regnskaber, kontoplan, budget, moms- og lønstatus samt en oversigt over arbejdsgange og frister. Del kun oplysninger gennem aftalte sikre kanaler og giv kun de nødvendige adgange. Ved opstart aftales også, hvem der leverer bilag, godkender betalinger og håndterer afvigelser. Læs om en ekstern økonomifunktion.
Hvad påvirker prisen på bogføring mest?
Prisen afhænger typisk af transaktionsmængde, antal selskaber, løn, moms- og valutaområder, systemintegrationer, bilagskvalitet, rapporteringsbehov og hvor meget afstemning eller oprydning der skal udføres. Afklar også, hvad der er inkluderet, og hvad der kræver særskilt aftale. Se priser og samarbejde for en gennemgang af omfang og forventningsafstemning.
Regnskabssystemer
Hvilket regnskabssystem er bedst for min virksomhed?
Det afhænger af jeres størrelse og behov. Dinero er godt for helt små virksomheder med simple behov. E-conomic er det foretrukne valg for vækstvirksomheder, fordi det har stærke integrationer og skalerer godt. Light er ideel for større virksomheder med behov for konsolidering og AI-drevet rapportering. Vi rådgiver gerne om det rigtige valg for jer.
Hvornår skal jeg skifte fra Dinero til e-conomic?
Typiske tegn på, at I er klar til at skifte: I har ansatte og skal køre løn, I har brug for integrationer (Pleo, Stripe, Shopify), I har investorer der forventer rapportering, eller jeres revisor anbefaler det. Læs mere om Dinero vs. e-conomic.
Hvad koster e-conomic?
Prisen afhænger af e-conomic-abonnementet, antallet af posteringer og eventuelle tilvalg. Se e-conomics aktuelle priser og funktioner hos leverandøren. Vi hjælper jer med at vurdere, hvilken løsning og opsætning der passer til behovet. Afklar i tilbuddet, hvordan softwarelicenser og vores arbejde indgår.
Hvad er forskellen på en PDF-faktura og en e-faktura?
En PDF er et dokument, som ofte skal aflæses eller indtastes. En e-faktura er strukturerede data, som et kompatibelt system kan læse direkte. En PDF sendt på mail bliver ikke automatisk til en e-faktura. Tjek, at importerede oplysninger som beløb, dato, leverandør og moms stemmer med bilaget. Se også vores guide til digital bogføring og e-fakturering. Erhvervsstyrelsen beskriver formatkrav i sin vejledning om digitale bogføringssystemer.
Skal alle virksomheder sende e-faktura fra 2027?
Nej, det er ikke det samme som et generelt krav til alle virksomheder om at sende enhver faktura elektronisk fra 2027. Fra 1. marts 2027 får udbydere af registrerede bogføringssystemer nye krav til en e-faktureringsfunktion og tilmeldingsflow efter brugeroplysninger er valideret. Virksomhedens øvrige krav til digital bogføring afhænger af blandt andet virksomhedstype og indfasning. Se Virksomhedsguidens aktuelle vejledning.
Hvordan bør vi styre automatiske posteringer?
Aftal hvilke typer posteringer integrationen må oprette, hvilke der kræver godkendelse, og hvem der undersøger fejl, dubletter og manglende bilag. Afstem integrationens totaler mod betalingsudbyder, bank og regnskab hver måned, og log manuelle ændringer. Begræns adgange efter arbejdsopgave, og adskil så vidt muligt oprettelse, godkendelse og betaling. Automatisering hjælper først, når afvigelser også har en tydelig ejer.
Stripe og betalinger
Hvordan bogfører man Stripe-omsætning?
Ved Stripe-bogføring skal salg, eventuel salgsmoms, Stripe-gebyrer og udbetalinger holdes adskilt. Omsætningen er salgsbeløbet ekskl. moms og før fradrag af Stripe-gebyrer; den er ikke nødvendigvis lig med kundens samlede betaling. Gebyrerne bogføres særskilt. En bankudbetaling kan samle flere kundebetalinger og være reduceret med gebyrer og refunderinger, så bankkontoudtoget alene er ikke nok. Læs vores guide til Stripe-bogføring.
Skal jeg betale moms af Stripe-transaktioner?
Momsbehandlingen afhænger af, hvad I sælger, kundens status og hvor køber og sælger er etableret. Betaling gennem Stripe afgør ikke i sig selv, hvilken moms der skal opkræves. Ved handel med udlandet skal reglerne for det konkrete vare- eller ydelsessalg afklares; ikke alle B2B-salg i EU behandles ens. Moms One Stop Shop er en frivillig indberetningsordning for omfattede salg til private, ikke en automatisk pligt ved brug af Stripe. Se Skattestyrelsens vejledning om moms ved handel med udlandet.
Hvordan afstemmer man Stripe med regnskabet?
I bør oprette en mellemregningskonto i regnskabet for Stripe. Alle transaktioner bogføres her, og saldoen skal stemme med jeres Stripe-balance. Ved udbetalinger til banken bogføres overførslen fra mellemregningen. Vi kan automatisere denne proces via integration mellem Stripe og e-conomic.
SaaS og abonnementsvirksomheder
Hvad er revenue recognition, og hvorfor er det vigtigt?
Revenue recognition (omsætningsperiodisering) handler om at bogføre omsætning i den periode, den vedrører – ikke nødvendigvis når betalingen modtages. Hvis en kunde betaler 12.000 kr. for et årsabonnement i januar, skal omsætningen fordeles med 1.000 kr. pr. måned. Det er afgørende for retvisende regnskaber og troværdig rapportering til investorer.
Hvad er MRR og ARR?
MRR (Monthly Recurring Revenue) er jeres månedlige tilbagevendende omsætning. ARR (Annual Recurring Revenue) er MRR gange 12. Disse er de vigtigste nøgletal for SaaS-virksomheder, da de viser den forudsigelige del af omsætningen. Læs mere om SaaS-regnskab.
Hvad er burn rate og runway?
Burn rate er, hvor mange penge jeres virksomhed bruger netto pr. måned. Runway er, hvor mange måneder I kan fortsætte med den nuværende burn rate, før pengene slipper op. Eksempel: Har I 2 mio. kr. på kontoen og en burn rate på 200.000 kr./måned, er jeres runway 10 måneder.
Kan udviklingsomkostninger aktiveres i regnskabet?
Ja, under visse betingelser kan udgifter til softwareudvikling aktiveres som et immaterielt anlægsaktiv og afskrives over tid. Det kræver, at projektet er klart defineret, teknisk gennemførligt og forventes at generere fremtidige indtægter. Desuden kan I potentielt opnå skattekredit for forsknings- og udviklingsomkostninger.
Moms og skat
Hvornår skal min virksomhed momsregistreres?
En dansk virksomhed skal som udgangspunkt momsregistreres, når dens momspligtige salg overstiger 50.000 kr. i et kalenderår. Ved vurdering af fritagelsen for små virksomheder indgår også det foregående kalenderår. Momsfritagne aktiviteter og visse grænseoverskridende handler skal vurderes særskilt. Se Skattestyrelsens vejledning om momsregistrering og de nærmere regler om registreringsgrænsen. Vi hjælper jer med at afklare, hvilke oplysninger og registreringer der er relevante.
Hvad er One Stop Shop (OSS)?
Moms One Stop Shop er en frivillig EU-ordning, som gør det muligt at indberette og betale moms af omfattede salg til private i andre EU-lande ét sted. Ordningen ændrer ikke i sig selv, hvilket lands moms der gælder. Den kan være relevant for e-commerce-virksomheder og SaaS-virksomheder, men salgstype og betingelserne for den relevante særordning skal afklares. Se Skattestyrelsens beskrivelse af Moms One Stop Shop.
Hvad er lønsumsafgift?
Lønsumsafgift kan være relevant ved visse momsfritagne aktiviteter, men momsfritagelse betyder ikke altid, at der skal betales lønsumsafgift. Der findes fire beregningsmetoder med forskellige afgiftsgrundlag og satser. Virksomhedens aktiviteter og organisationsform afgør metoden; lønsum plus overskud er derfor ikke en fælles beregningsregel. Se Skattestyrelsens oversigt over de fire metoder. Ved blandede aktiviteter kan regnskabet skulle opdeles mellem aktiviteter med forskellig afgiftsbehandling.
Lønkørsel
Hvad koster lønkørsel?
Prisen afhænger af antallet af medarbejdere, lønforholdenes kompleksitet, ændringer mellem lønkørslerne og de opgaver, vi skal håndtere. Aftal, om lønkørsel, lønbogføring, indberetning og eventuelle rettelser indgår i leverancen. Vi giver et tilbud ud fra jeres behov; se priser og samarbejde for en gennemgang af omfang og arbejdsdeling.
Hvilket lønsystem er bedst?
Vi arbejder primært med Danløn og Zenegy. Danløn er et etableret system med bred funktionalitet. Zenegy er en nyere, cloudbaseret løsning med moderne interface. Begge integrerer med e-conomic. Vi hjælper jer med at vælge det rigtige system.
Hvornår skal løn indberettes?
Fristerne for lønindberetning samt betaling af A-skat og am-bidrag afhænger af virksomhedens registrering og indberetningsordning. Der er ikke én frist den 10., som gælder i alle situationer. Kontrollér registreringsbeviset og Skattestyrelsens aktuelle fristoversigt; bruger I LetLøn, skal I også følge fristerne for den valgte LetLøn-ordning. Aftal frister for jeres løninput, så de passer med myndighedsfristerne og lønsystemets behandling.
Udgiftsstyring
Hvad er Pleo, og hvordan virker det?
Pleo er en dansk udgiftsstyringsplatform med firmakort til medarbejderne. Når en medarbejder betaler med kortet, tager de et billede af kvitteringen i appen, og transaktionen bogføres automatisk i regnskabet. Det fjerner behovet for manuelle udlægsrapporter. Læs mere om Pleo.
Hvordan holder jeg styr på virksomhedens udgifter?
De bedste metoder er: 1) Brug firmakort (fx Pleo) i stedet for private udlæg. 2) Opsæt automatisk bogføring fra korttransaktioner. 3) Indfør godkendelsesflow for større beløb. 4) Få månedlig rapportering med udgiftsoverblik. Læs om automatisering.
Hvem skal godkende udgifter og betalinger?
Lav en enkel godkendelsespolitik med beløbsgrænser, ansvarlige personer og regler for godkendelse af egne udgifter, leverandøropsætning og hastebetalinger. Den, der opretter en betaling, bør så vidt muligt ikke være eneste godkender. Sørg for, at godkendelse kobles til bilag og formål, og gennemgå rettigheder, når medarbejdere skifter rolle. Tilpas proceduren til jeres størrelse og risikobillede.
E-commerce og webshop
Hvordan bogfører man Shopify-salg?
Shopify-salg bør bogføres automatisk via integration med jeres regnskabssystem. Hver ordre skal opdeles i omsætning, moms, fragt og eventuelle rabatter. Vi bruger ofte Storebuddy til at integrere Shopify med e-conomic. Læs mere om Shopify-bogføring.
Skal jeg betale moms i andre EU-lande?
Det afhænger af salget. Fjernsalg af varer og visse ydelser til private i andre EU-lande kan udløse moms i kundens land. Der findes betingede undtagelser og frivillige fritagelsesordninger, så omsætningen alene afgør ikke behandlingen. Hvis I skal betale udenlandsk moms, kan Moms One Stop Shop bruges for omfattede salg; ordningen er frivillig, og lokal momsregistrering kan være et alternativ. Brug Skattestyrelsens oversigt over salg til private i EU til at afklare, hvilke regler og ordninger der passer til salget.
Hvordan bogfører man returneringer og refunds?
Returneringer skal bogføres som kreditnotaer, der modregner den oprindelige omsætning. Momsen skal også tilbageføres. Ved Stripe-refunds skal I desuden være opmærksomme på, at Stripe-gebyret typisk ikke refunderes. Vi sikrer korrekt håndtering af alle returneringer.
Outsourcet økonomifunktion
Hvad er en ekstern CFO?
En ekstern CFO hjælper med økonomiledelse uden at være fuldtidsansat i virksomheden. Samarbejdet kan omfatte bogføring, kontrol, rapportering, budgetter og rådgivning, men det konkrete ansvar og omfang skal aftales. Det er ikke automatisk den samme rolle eller tilgængelighed som en intern økonomichef. Se ekstern økonomifunktion for hjælp til at vælge mellem delvis støtte, en samlet løsning og intern ansættelse.
Hvornår giver det mening at outsource økonomifunktionen?
Outsourcing kan være relevant, når I mangler kapacitet eller kompetencer til de økonomiopgaver, virksomheden kræver. Vurdér opgavernes omfang, behovet for daglig tilstedeværelse, jeres interne ressourcer og den rapportering, I skal bruge. Medarbejderantal alene afgør ikke valget, og outsourcing er ikke en garanti for lavere samlede omkostninger. Læs om valg af økonomifunktion og pris og arbejdsdeling, før I sammenligner løsninger.
Hvordan fungerer samarbejdet med Ekstern CFO?
Vi starter med et opstartsmøde, hvor vi lærer jeres virksomhed at kende og opsætter regnskabet. Derefter kører vi løbende bogføring, lønkørsel og rapportering efter en fast aftale. I har altid adgang til jeres tal og kan kontakte os med spørgsmål. Vi tilpasser omfanget løbende i takt med jeres behov.
Hvem har ansvaret, når bogføringen er outsourcet?
Virksomheden er fortsat ansvarlig for at sikre, at dens transaktioner og bilag bliver håndteret efter reglerne og for at levere nødvendigt materiale. En ekstern bogholder har ansvar for de opgaver og systemer, der er aftalt med kunden, men outsourcing flytter ikke virksomhedens overordnede ansvar. Skriv derfor leverancer, frister, godkendelser og håndtering af manglende bilag ind i aftalen.
Hvordan giver vi bogholderen sikker adgang?
Brug individuelle brugere og rollebaserede rettigheder frem for delte logins, slå multifaktorgodkendelse til hvor muligt, og giv kun adgang til de systemer og handlinger, der kræves. Aftal sikker kanal til bilag og følsomme oplysninger, og fjern adgange straks, når en person eller leverandør ikke længere skal bruge dem. Undgå at sende adgangskoder eller unødvendige personoplysninger i almindelig e-mail.
Skal bogholder og revisor være to forskellige leverandører?
Ikke nødvendigvis i alle virksomheder. Revisorers uafhængighed vurderes ud fra virksomhedstype, opgave og eventuelle erklæringskrav; særlige regler gælder blandt andet for visse virksomheder af offentlig interesse. Tal med revisoren om, hvorvidt samme leverandør kan udføre bogføring og revision i jeres situation, og få opgaver og kontroller klart adskilt. Se Erhvervsstyrelsens vejledning om revisors uafhængighed.
Kan ledelsesrapporteringen være på engelsk, selv om virksomheden følger danske bogføringsregler?
Ja, interne rapporter og forklaringer kan udarbejdes på engelsk efter aftale, mens bogføringsmateriale, systemopsætning og indberetninger fortsat skal opfylde de relevante danske krav. Aftal sprog for kontoplan, bilagstekster, rapporter og dialog med myndigheder eller revisor, så oversættelse ikke skjuler danske begreber eller momsbehandling. Se vores guide til regnskab på engelsk.
Hvordan får vi data og bilag med, hvis vi skifter regnskabssystem?
Aftal eksport af bogførte posteringer, kontoplan, åbne kunde- og leverandørposter, stamdata og bilag, før I opsiger adgangen til det gamle system. Kontrollér en prøveeksport: kan materialet åbnes, kan bilag knyttes til posteringerne, og stemmer saldobalancen med regnskabet? Aftal også, hvem der kontrollerer åbningssaldi og integrationer i det nye system. Se vores guide til digital bogføring og systemskifte og overdragelse ved skift af bogholder.