Bogføring og lønkørsel

Én af de vigtigste ting ved klassisk bogholderi og administrativt arbejde er noget så simpelt som god kommunikation mellem direktøren, CFO’en og dem, der sidder med den daglige bogføring.

Derfor gør vi os i Ekstern CFO umage for at forstå:

• hvordan du som direktør styrer din virksomhed
• de forskellige omkostningstyper 
• hvad virksomheden kan få ud af sit regnskab, nu og i fremtiden
• hvem brugerne af regnskabet er (direktøren, salgslederen, investoreren?)

Så kan du bruge din tid på det, der skaber værdi i din forretning. Og vi sørger vi for, at bogholderiet bliver udført i overensstemmelse med virksomhedens type og størrelse. 

Ud over at overholde de lovmæssige krav gør vi i Ekstern CFO meget ud af at sørge for, at bogføring og regnskabsopstilling giver mening i forhold til den måde, du driver forretning på. Derfor starter vi altid med at blive enige om, hvad du ønsker at få ud af regnskabet, og hvilke nøgletal du egentlig skal bruge for at kunne træffe beslutninger for fremtiden.

Her kommer et par eksempler på, hvad vi specifikt gør for dig i Ekstern CFO. Du kan også læse mere om de specifikke ydelser, vi kan levere, længere nede på siden.

Konsistent brug af de samme konti

Når udgifter konsistent bliver bogført på de samme konti, som er brugt historisk, betyder det for dig i praksis, at du bl.a. lettere kan forecaste og få et overblik over, hvor dine største udgiftsposter ligger.

Hos Ekstern CFO hjælper vi dig med at sætte bogholderiet op på en måde, så det er nemt for os at benytte de samme konti hver gang og dermed minimere manuelle fejl, fx i forbindelse med udskiftning af medarbejdere.

Forståelse af udgiftstyper

For at du kan forstå og bruge dit regnskab, kræver det, at dem, der bogfører dine udgifter, også forstår, hvor de forskellige udgifter bør bogføres henne.

Hvis jeres marketingudgifter fx bliver bogført som administration, giver det et misvisende billede af budgettet til marketingchefen. Når I bruger jeres tal til at beslutte, hvor I skal hen, er det vigtigt at have et regnskab, hvor I tydeligt kan afkode den information, I har brug for.

Derfor gør vi i Ekstern CFO rigtig meget ud af at forstå din forretning og benytte os af de rigtige konti i bogføringen. Sådan at vi sørger for, at direktøren, bestyrelsen eller investoren hurtigt kan få de svar fra regnskabet, som de efterspørger.

Medtagelse af ofte “glemte” udgifter

Udover at bogføre de udgifter, som tydeligt fremgår på dine bankkonti, er der også udgifter forbundet med at drive virksomhed, som ikke altid kan ses. Disse skal naturligvis medtages i regnskabet og din rapportering.

Ellers går du med en forkert fornemmelse af, hvor høj en indtjening du har, og så er det svært at tage de rigtige beslutninger.

Da det er essentielt for vores kunder, at de får et retvisende billede af deres overskud, undersøger vi i Ekstern CFO altid en række omkostninger, som vi ved, er svære at finde. Det kan bl.a. være lagerregulering, hensatte feriepenge, renter på lån, afskrivninger og andre skyldige omkostninger.

Spar penge på din revisorregning

Et korrekt bogført regnskab er godt til dit eget brug, men det er bestemt også noget, du kan spare penge på. Hvis din bogholder laver fejl og mangler i regnskabet, er det formentlig noget, din revisor vil bruge ekstra tid på at fikse – og oftest til en højere pris.

Vi gør rigtig meget ud af i Ekstern CFO at tilrette og kontrollere regnskabet løbende, så revisor-arbejdet bliver det mindre. Læs evt. mere om controlling her.

Tage højde for ubetalte regninger 

En regning er en udgift for dig, uanset hvornår du har tænkt dig at betale den. Derfor er det vigtigt at få den med i regnskabet – også selvom du ikke har betalt den endnu. Ellers kan du ikke regne med, at indtjeningen er korrekt, og så kan du ikke bruge dit regnskab til særlig meget. Dette er ofte et problem, der opstår, hvis du har likviditetsproblemer.

Vi tjekker op på ubetalte regninger og får bogført disse i tide, bl.a. ved at benytte os af automatiseringssystemer. Læs evt. mere om automatisering her.

Rykning af dine kunder

Vi sørger for at holde øje med dine kunders ubetalte regninger. Og vi kan også tage os af at rykke kunderne, så du både forbedrer likviditeten og bevarer den gode kunderelation, fordi du slipper for en træls rykkerproces. Den tager vi os af.

Lønudbetaling i rette tid

Dine medarbejdere forventer at få deres løn i rette tid og med korrekte beløb. Vi har set flere gange, at vores kunder har haft problemer med forkerte lønkørsler, og det koster rigtig meget at få disse fikset. Det kan betyde, at medarbejdere føler, de ikke bliver værdsat, eller at der ikke er styr på tingene. Derudover kan det koste timer og penge, når fejlene skal efterindberettes til skat, feriekonto m.m., så det er vigtigt at køre lønnen korrekt fra start.

I Ekstern CFO sidder vi med løn hos mange af vores kunder og hjælper til med at få struktureret en lønproces for at minimere fejl.

Hvad er det så egentlig for nogle bogholderiydelser, I leverer?

Som udgangspunkt står vi for hele dit bogholderi, og præcis hvilke ydelser, samt hvordan vi bogfører og opstiller dit regnskab, afhænger meget af dine ønsker og behov.

Her er nogle eksempler på typiske bogholderi-ydelser er:

Finansbogholderi

Finansbogholderi er i det store hele alt andet bogføring, end bogføring der vedrører leverandører, kunder og løn. Som hovedregel kan du se bort fra alle kundeindbetalinger, leverandørbetalinger og udbetalt løn fra din bankkonto, og så står du tilbage med finansbogføring.

I finansbogholderiet er det primært banken, der er udgangspunktet, og det er derfor, vi benytter bankafstemning som det primære middel til kontrol af bogholderiet. Det er finansbogholderens opgave, at hele bogholderiet stemmer i sidste ende. Du kan læse mere om, hvordan vi i Ekstern CFO sørger for dette her: Kontrol og rapportering.

Debitorbogholderi

I debitorbogholderiet er det dine kunder, der er fokus på. Hos os inkluderer det bl.a. bogføring og kontrol af fakturering til dine kunder, kundeindbetalinger og kunderykning. Vi har særligt fokus på at sørge for, at når kunderne betaler deres regninger, bliver indbetalingen bogført og udlignet på den rigtige faktura, kunde og i den rigtige valuta.

Har du rigtig mange kunder, vil debitorbogholderiet formentlig være en væsentlig og kompleks del af dit regnskab. I Ekstern CFO vil vi hjælpe dig og forsøge at procesoptimere, så I bedst muligt holder overblikket. 

Kreditorbogholderi

I kreditorbogholderiet er det dine leverandører, der er fokus på. Dvs. bogføring og kontrol af alt vedrørende leverandørerne, herunder bogføring af leverandørfakturaer samt -betalinger. I Ekstern CFO gør vi meget for at automatisere denne opgave, så dine leverandører får deres betalinger til tiden, og så du skal bruge mindst mulig tid på det. 

Afhængig af din størrelse vil vi i Ekstern CFO vurdere sammen med dig, om det er nødvendigt med et kreditorbogholderi, eller om vi skal bogføre alle fakturaer fra leverandørerne som finansbilag. Hvis du har mange leverandører eller store leverandørregninger, er et kreditorbogholderi ofte en god idé for at kunne kontrollere, at der ikke er betalt dobbelt, og at alle udgifter er bogført – også selvom de ikke er blevet betalt endnu. Dette vil Ekstern CFO kunne hjælpe dig med. Læs evt. mere om afstemningsarbejdet i kreditorbogholderiet her: Kontrol og rapportering.

Lønbogholderi

I lønbogholderiet er det ens primære opgave at sørge for, at lønnen stemmer, dvs. at dine medarbejdere får udbetalt den løn, som de er berettigede til, herunder at der registreres for ferie, bonus og andet. I Ekstern CFO går vi meget op i at finde en proces, som giver mening for dig og os, så lønnen udbetales korrekt til tiden. Vi sørger også for at kontrollere de indberettede lønudgifter til bl.a. eIndkomst. Læs evt. mere her: Kontrol og rapportering.

Fakturering

Faktureringsopgaver består primært i at sørge for, at dine kunder bliver faktureret med det korrekte beløb, i den korrekte valuta og på det korrekte tidspunkt. Derudover skal nogle fakturaer muligvis periodiseres, hvilket er en mere kompleks opgave. 

I Ekstern CFO vil vi oftest anbefale, at du selv sender fakturaer ud til dine kunder, og så vil vi til gengæld hjælpe med fx periodisering og afstemning. Særligt hvis du fx sender fakturaer bagud eller forud for levering, hjælper vi dig gerne i Ekstern CFO til at finde en løsning og proces, som giver mening for dig. Ligeledes har vi stor erfaring med Stripe og lignende faktureringsløsninger samt projektstyring. Læs evt. mere her: Automatisering og Integration.

Moms

Momsopgaven består naturligvis i primært at huske at få din moms indberettet til Skat på de givne frister. Men udover selve indberetningen er det væsentligt at holde styr på, dels hvad du må og ikke må få momsfradrag for samt at afstemme momsen, så du ved, at indberetningen stemmer med indtægter og afholdte udgifter. Både momsindberetning og momsafstemning er noget, vi i Ekstern CFO sørger for, så din eneste opgave er at få momsen betalt, når vi giver lyd om det. Se evt. mere vedr. momsafstemning her: Kontrol og rapportering.

Skat

Der er mange skatter og andre udgifter, du skal huske at betale til Skat, men de fleste af dem vil formentlig blive betalt automatisk. 

Afhængig af din virksomhedstype, og hvorvidt du har medarbejdere, vil du skulle betale forskellige former for skat. Du kan altid få et overblik over, hvad din virksomhed skylder til Skat på din skattekonto. Har du en enkeltmandsvirksomhed, skal du også holde styr på din selvangivelse og forskudsopgørelse. 

Vi hjælper både selskaber og enkeltmandsvirksomheder i Ekstern CFO og sørger for at få afstemt bl.a. din skattekonto løbende, læs evt. mere om afstemning af denne her: Kontrol og rapportering.

Lønsumsafgift

Er du ikke momsregistreret, fordi du sælger momsfritagede ydelser, skal du formentlig betale lønsumsafgift i stedet. Lønsumsafgift beregnes ofte ud fra, hvor meget overskud der er i din virksomhed, med tillæg for hvor meget, du har udbetalt i løn. I Ekstern CFO hjælper vi dig med at beregne lønsummen (afgiftsgrundlaget) løbende samt indberetter og fortæller dig, hvor meget du skal betale i lønsumsafgift. Vi sørger også for at stemme indberetningerne af løbende og særligt i forbindelse med afslutning af årsregnskab. Læs evt. mere om afstemning her: Kontrol og rapportering.

Er der andet, vi kan hjælpe dig med?

Har du noget særligt, du ønsker hjælp til, vil vi meget gerne høre fra dig.

Vi leverer også ydelser inden for disse områder:

• Controlling, afstemning og kvalitetssikring af dit regnskab: Kontrol og rapportering.
• Hjælp til automatisering af dine manuelle processer og integrering af andre systemer til dit regnskabssystem: Automatisering og integration.
• Rådgivning i økonomistyring, så du kan tage beslutninger på et retvisende regnskabsgrundlag: Økonomisk konsultering.