Pleo og bogføring – automatisk udgiftshåndtering der virker

Pleo er en dansk udgiftsstyringsplatform, der giver medarbejdere firmakort – fysiske eller virtuelle – med individuelle forbrugsgrænser. Når en medarbejder betaler med kortet, tager de et billede af kvitteringen i Pleo-appen, og transaktionen kategoriseres og gøres klar til bogføring.

For virksomheder i vækst er Pleo en game-changer, fordi det fjerner de typiske flaskehalse i udgiftshåndteringen: indsamling af kvitteringer, godkendelse af udlæg og manuel bogføring.

Hos Ekstern CFO opsætter vi integrationen mellem Pleo og e-conomic, så transaktioner automatisk overføres til regnskabet med korrekt kontering. Det betyder:

• Automatisk bogføring af alle kortbetalinger
• Kvitteringer vedhæftet direkte på bilaget i e-conomic
• Korrekt momshåndtering – også for udenlandske køb
• Ingen manuelle udlægsrapporter eller Excel-ark

Vi hjælper jer med at opsætte et governance-setup, der passer til jeres virksomhed:

• Individuelle forbrugsgrænser pr. medarbejder
• Kategoribaserede budgetter (rejser, software, forplejning)
• Godkendelsesflow for større beløb
• Automatiske påmindelser om manglende kvitteringer

Resultatet er kontrol uden bureaukrati – medarbejderne kan handle hurtigt, og ledelsen har overblik i realtid.

Uden Pleo: Medarbejdere lægger ud af egen lomme, samler kvitteringer i en kuvert, afleverer månedligt. Bogholderen taster manuelt, jager manglende bilag, og regnskabet er altid bagud.

Med Pleo: Medarbejdere betaler med firmakort, fotograferer kvitteringen med det samme, og transaktionen bogføres automatisk. Regnskabet er opdateret i realtid, og ingen lægger ud privat.

Pleo er relevant for jer, hvis:

• I har medarbejdere, der jævnligt har udgifter på virksomhedens vegne
• I bruger tid på at indsamle og matche kvitteringer
• I vil have bedre overblik over virksomhedens løbende udgifter
• I ønsker at automatisere udgiftsbogføringen

Vi ser typisk størst effekt hos virksomheder med 5-50 medarbejdere, men Pleo skalerer til alle størrelser.

Vi hjælper jer med hele processen – fra oprettelse af Pleo-konto og opsætning af firmakort til integration med e-conomic og opsætning af godkendelsesflow. Kontakt os for en uforpligtende snak.

Læs mere: Automatisering og integrering · Bogføring og lønkørsel · Bogføring i e-conomic