Kontrol og rapportering

I Ekstern CFO kontrollerer vi og kvalitetssikrer dit bogholderi for at sikre os, at de rapporter, vi sender dig, er retvisende.

Hos os får du let forståelige rapporter, som ofte er udarbejdet på baggrund af de budgetter, som vi har lagt sammen med dig. Derfor er det let at spotte eventuelle budgetafvigelser og ikke mindst, hvor langt I er fra at nå jeres mål, eller hvor tæt I er på jeres runway.

Kort sagt får I svar på: Hvordan er det egentlig gået?

Her kommer et par eksempler på, hvad vi ofte kontrollerer for eller rapporterer, og hvad det vil betyde for dig:

Bankafstemning

Når bankkontoen i bogholderiet ikke stemmer overens med den reelle bankkonto, er der noget galt. Så det er næsten altid første step på vores kontrol-rejse for alle kunder.

At afstemme banken er essentielt, da nærmest alt andet kan være forkert, hvis ikke nogen har tjekket, at alle bankkonti stemmer, herunder også bankkonti i andre valutaer.

Resultatsammenligning med tidligere måneder

Der kan være en masse udgifter, som ikke månedligt kan ses på din virksomheds bankkonto. Det kan fx være hensættelser, periodiseringer og lagerreguleringer. Vi kontrollerer, at den periode, vi rapporterer for, ikke har væsentlige og uforklarlige udsving.

At sammenligne perioder med tidligere betyder også, at vi ofte finder udgifter eller indtægter, som ofte kan blive glemt eller overset, og eftersom målet er at rapportere retvisende tal til dig, ønsker vi også at få vi disse ting med.

Rapportering af runway og burn

Har du fået funding og ønsker at holde øje med, hvornår du løber tør for penge, og hvor mange penge du bruger hver måned, hjælper vi dig med et budget- og rapporteringsark, som tager højde for alt dette – også i de situationer, hvor du vælger at aktivere nogle af dine udgifter.

Helt lavpraktisk sætter vi et ark op til dig, hvor du kan se, hvor mange af dine penge der ryger ind og ud af banken hver måned fordelt på hhv. driftsaktiviteter, investeringer samt funding (herunder både lån og egenkapital).

Kontrol af lønudgifter

Det er nemt nok at huske at bogføre de lønudgifter, som bliver betalt via banken med det samme, men ofte er der udgifter i forbindelse med løn og det at have medarbejdere, som ikke altid kan ses på bankkontoen. Det kan fx være udgifter til skat, feriepenge, pension og andre ting.

Eftersom lønudgifter er mange danske virksomheders allerstørste udgiftspost, er det essentielt at medtage alle udgifter her. Derfor kontrollerer vi også synlige og ikke-synlige lønudgifter hver måned.

Særlige kontroller for SaaS-virksomheder

Mange SaaS-virksomheder sælger ting på abonnement, hvor abonnementer dækker over flere perioder (fx årsabonnementer).

I disse tilfælde er det helt afgørende for forståelsen af virksomhedens omsætning, at man periodiserer korrekt og løbende tjekker op på dette. Omsætningsperiodisering er noget, vi går meget op i at kvalitetstjekke løbende i Ekstern CFO, og vi har fundet vores egen metode til at gøre dette nemt og effektivt.

Aktivering af udviklingsomkostninger

Der er rigtig mange gode grunde til, at du skal sørge for at få bogført dine udviklingsomkostninger korrekt.

Dels kan du opnå skattekredit for dine udviklingsomkostninger. Her er det væsentligt, at du får så mange udgifter med som muligt. Derfor er det vigtigt, at du får nogen til at kontrollere dit regnskab, så udgifterne bogføres på de rigtige konti.

Derudover er der flere gode grunde til at aktivere dine udviklingsomkostninger. Fx hvis du ønsker at få finansiering (fra fx Vækstfonden), kan eventuelle investorer have nogle præferencer for aktivering frem for udgiftsføring. I disse tilfælde vil vi i Ekstern CFO sørge for løbende at aktivere alle dine udviklingsomkostninger.

Momsafstemning

At få indberettet din moms korrekt er vigtigt – både fordi det er lovpligtigt, og fordi du naturligvis skal have fradrag for al den moms, som du er berettiget til.

Momsafstemning er derfor altid en del af Ekstern CFO’s kvalitetstjek, da det går igen på stort set alle vores kunder. Vi har tilmed sørget for at minimere manuelle fejl og mangler ved at optimere på kontoplan m.m., så vi lader systemet (e-conomic) arbejde for os og dermed effektiviserer processen.

Kontrol af vareforbrug

Hvis du har en virksomhed, som har et vareforbrug, som relativt til omsætningen ikke ændrer sig meget, vil det oftest give mening at kontrollere dette løbende.

Såfremt fx bruttomarginen har pludselige udsving, er dette ofte et tegn på, at noget er bogført forkert eller mangelfuldt. Det kan være, der mangler at blive bogført en faktura, eller at lagerværdien er forskellig fra den, der står i økonomisystemet. Derfor tager vi højde for dette i Ekstern CFO, når vi kontrollerer dit bogholderi.

Afskrivninger

Afskrivninger har ingen likviditetsmæssig effekt og er derfor nemme at glemme. Samtidig er det langt fra alle, der bruger afskrivninger aktivt i deres forståelse af, hvordan virksomhedens indtjening er.

Det er meget forskelligt, om afskrivninger giver mening at kigge på løbende, men i nogle tilfælde kan det være super vigtigt at holde øje med – særligt i selskaber, som køber produktionsapparater eller andet større materiel, som de over tid skal tjene penge på. Derfor tager vi i Ekstern CFO typisk en dialog med dig om, om vi skal kigge på og bogføre afskrivninger løbende eller ej.

Renter på lån

Hvis du har lån, hvor der tilskrives renter, som ikke bliver betalt (løbende), kan det være vigtigt at få disse med i bogføringen – særligt hvis beløbenes størrelse er væsentlige.

Fx er det ikke alle af Vækstfondens lånerenter, som skal betales med det samme, men derimod efter nogle år. I disse tilfælde vil det være relevant for dig og andre interessenter, herunder Vækstfonden, at få et retvisende billede af dit resultat, også når man medtager renter.

Kontrol af kundetilgodehavender

Skylder dine kunder dig penge, så vil du formentlig gerne have et overblik over, hvor mange og hvor længe de har gjort det.

I dette tilfælde vi i Ekstern CFO løbende informere dig om, hvordan dine kundetilgodehavender ser ud og råbe vagt i gevær, når kunderne burde rykkes.

Kontrol af gæld til leverandører

Såfremt du benytter et leverandørkartotek (dvs. bogfører leverandørfakturaer og -betalinger hver for sig) er det en klar fordel, at du løbende holder øje med, at bogholderiet stemmer.

Hvis der ikke løbende tjekkes op på, om leverandørkartoteket stemmer, vil du kunne komme ud for, at du har en masse udgifter, du har betalt, men som aldrig er blevet bogført – og så kan du ikke regne med de tal, du har modtaget. Derfor tjekker vi op på, at leverandørsaldiene giver mening i praksis. Det vil sige, at de poster, der står som ubetalte, rent faktisk også er det.

Er der andet, vi kan hjælpe med?

Udover ovenstående kan vi fx også hjælpe med:

• omsætningsudvikling
• tjekke op på større udgiftsbeløb
• tjekke efter, om noget er småanskaffelser eller skal aktiveres
• om nogle beløb skal konteres anderledes af skattemæssige grunde
• at der fx bogføres husleje eller forsikringer el. lign. hver måned
• at sende grafer for væsentlige regnskabstal
• beregninger af fx churn eller customer lifetime value (CLV)

For at spare tid på kontrol- og rapporteringsopgaven og for at mindske prisen for dette er det afgørende, at du har en bogholder, som du har tillid til, og som forstår din forretning. Læs mere om, hvordan vi går til bogholder-opgaven her: Bogføring og lønkørsel.

For at mindske manuelle fejl anbefaler vi, at du får automatiseret bl.a. dine bilag og betalinger og får disse integreret korrekt i dit økonomisystem. Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med det, her: Automatisering og integration.

Du kan også få hjælp og rådgivning til at få opstillet dit regnskab på en måde, som du rent faktisk kan tage beslutninger ud fra. Det er vi i al ydmyghed rigtigt gode til, og det kan du læse mere om her: Økonomisk konsultering.