Hvad koster bogføring og en ekstern økonomifunktion?

To virksomheder med samme omsætning kan have meget forskellige økonomiopgaver. Den ene sender få fakturaer og har ingen ansatte. Den anden har mange kundebetalinger, flere valutaer og behov for løn, afstemning og ledelsesrapportering. Omsætningen alene fortæller derfor ikke, hvad det kræver at holde regnskabet ajour og gøre tallene anvendelige.

Vurder først, hvilke opgaver I ønsker at få løst, og hvem der udfører dem i dag. Et tilbud på registrering af bilag kan ikke sammenlignes direkte med en ekstern økonomifunktion, som også omfatter kontrol, rapportering og rådgivning. Sammenlign leverancerne på samme grundlag, før I sammenligner beløbene.

Vi har brug for at forstå både mængden af arbejde og kompleksiteten. Følgende forhold hjælper med at beskrive jeres behov; de er ikke en offentlig prisliste eller en automatisk beregningsmodel.

• Bilag og transaktioner: antal, type og hvor meget der allerede overføres automatisk.
• Ansatte og løn: hvor mange der skal have løn, og hvilke ændringer og løndele der skal håndteres.
• Virksomhedsstruktur: om opgaven vedrører ét eller flere selskaber og behov for opdeling i afdelinger eller projekter.
• Salg og betalinger: kanaler, valutaer, betalingsplatforme og behovet for at afstemme dem med regnskabet.
• Rapportering: hvilke tal, sammenligninger og forklaringer ledelse, bestyrelse eller investorer skal bruge.
• Regnskabets status: om materialet er ajour, eller om der først skal afklares mangler og tidligere perioder.

Et højt antal transaktioner er ikke nødvendigvis det samme som mange manuelle timer. En velfungerende integration kan lette registreringen, mens manglende bilag og uforklarede forskelle kan skabe opfølgning. Derfor ser vi også på processerne omkring tallene, ikke kun på antallet af posteringer.

Brug ydelsesbeskrivelsen til at gøre aftalen konkret. Hvem registrerer leverandørfakturaer og kundebetalinger? Hvem følger op på manglende bilag? Skal vi køre løn, indberette moms og afstemme bank? Skal I have rapportering, og hvilke perioder og sammenligninger skal den dække? De spørgsmål er mere nyttige end en generel formulering om, at regnskabet bliver håndteret.

Se vores beskrivelser af bogføring og lønkørsel, kontrol og rapportering og økonomisk rådgivning. Udvælg de dele, der løser jeres faktiske behov, og få dem afgrænset i tilbuddet.

Opstart kan indebære gennemgang af kontoplan, adgang til systemer, afklaring af saldi og opsætning af integrationer. Hvis regnskabet ikke er ajour, kan tidligere perioder kræve en særskilt gennemgang. Det er andre opgaver end at holde en allerede afklaret periode løbende opdateret.

Bed derfor om at få beskrevet, hvad opstarten omfatter, hvilke forudsætninger tilbuddet bygger på, og hvordan yderligere arbejde aftales. Skal I skifte bogholder, kan vores vejledning til overdragelsen hjælpe jer med at samle oplysninger om status og åbne opgaver, før samarbejdet begynder.

Et samlet budget for økonomifunktionen kan rumme flere udgifter end bogholderens honorar. Afklar, hvordan softwarelicenser og integrationsværktøjer indgår, og hvem der betaler dem. Spørg også, hvordan arbejdet med årsrapport og eventuel revision er placeret. Antag ikke, at disse poster er omfattet, blot fordi de hænger sammen med regnskabet.

Jeres egen arbejdsdeling betyder også noget. Hvis I selv fakturerer kunder, samler bilag og godkender køb, skal den rolle være tydelig. Automatisering kan reducere gentagne indtastninger, men medarbejderne skal stadig forklare indkøb og levere de oplysninger, som systemet ikke kender. Læs om automatisering og integration.

• Jeres nuværende regnskabs- og lønsystem samt de øvrige systemer, der skal hænge sammen med dem.
• Et omtrentligt antal ansatte og en beskrivelse af bilags- og betalingsmængden.
• Hvilke opgaver I selv løser, og hvilke I ønsker at få hjælp til.
• Hvilken rapportering I har brug for, hvem der bruger den, og hvor ofte.
• Ønsket opstart og kendte forhold som åbne perioder, manglende afstemninger eller et planlagt systemskifte.

I behøver ikke have alle svar klar for at tage kontakt. Beskriv virksomheden og den økonomiopgave, I ønsker at ændre. Vi kan derefter drøfte behov og forudsætninger, så tilbuddet kan afspejle en konkret leverance. Send en kort beskrivelse via kontaktformularen; følsomme bilag og lønoplysninger kan vente, til overdragelsen er aftalt.