Skift bogholder: sådan forbereder I overdragelsen

Måske er virksomheden vokset, måske bruger ledelsen for meget tid på at indhente tal, eller måske mangler der forståelse for jeres systemer. Skriv de konkrete problemer ned. Hvis bogføringen er korrekt, men rapporteringen ikke hjælper jer med at træffe beslutninger, er løsningen en anden, end hvis der mangler bilag og afstemninger.

Beskriv også, hvad I gerne vil bevare. En brugbar kontoplan, en velfungerende lønproces eller en integration behøver ikke ændres, fordi leverandøren skifter. Afklar, om behovet er løbende bogføring og løn, mere kontrol og rapportering eller en bredere ekstern økonomifunktion.

Før opstart bør aftalen beskrive de opgaver, der skal overtages, og de perioder, de vedrører. Skæringsdatoen markerer arbejdsdelingen mellem den tidligere og den nye bogholder. Den skal ses sammen med status på regnskabet, lønkørsler, indberetninger og jeres aftaler med den tidligere leverandør.

Et månedsskifte eller et afsluttet regnskabsår kan være et praktisk udgangspunkt, men den rigtige dato afhænger af jeres situation. Overtagelse af nye posteringer er heller ikke det samme som at overtage ansvaret for at gennemgå alle tidligere perioder. Eventuel oprydning skal vurderes og indgå i omfanget.

En overdragelse bliver lettere at vurdere, når materialet beskriver både saldoerne og de opgaver, der står åbne. Brug listen nedenfor som forberedelse; hvilke dokumenter der konkret skal deles, afhænger af virksomheden og den aftalte leverance.

• Saldobalance og seneste årsrapport samt oplysning om, hvilke perioder der er afsluttet.
• Bankkonti og seneste afstemninger, herunder konti i andre valutaer.
• Debitor- og kreditorlister med ubetalte fakturaer, kreditnotaer og kendte forskelle.
• Status på moms, skattekonto og andre relevante indberetninger samt opgaver, der endnu ikke er færdige.
• Lønsystem, seneste lønkørsel og overblik over ændringer, der skal med næste gang.
• Liste over regnskabs-, betalings- og udgiftssystemer, integrationer og ansvarlige kontaktpersoner.

Aftal, hvilke personer der har brug for adgang til hvilke systemer, og hvilke handlinger de skal kunne udføre. Adgang til regnskabet, lønsystemet og betalinger er forskellige ting. Registrér, hvem hos jer der kan godkende adgang og betalinger, og hvordan I håndterer adgangen for den tidligere leverandør, når overdragelsen er afsluttet.

Den første henvendelse behøver kun at beskrive jeres setup. Send ikke lønlister, bankoplysninger eller andre følsomme bilag i kontaktformularen. Aftal først, hvilket materiale der er nødvendigt, og hvordan det skal overdrages.

En saldobalance viser tallene, men forklarer ikke nødvendigvis, om alle konti er afstemt. Undersøg derfor, hvad der ligger bag væsentlige saldi. Stemmer banken? Er kundebetalinger knyttet til de rigtige fakturaer? Er leverandørfakturaer registreret, selv om de ikke er betalt? Er der forudbetalinger eller skyldige omkostninger, som skal fordeles mellem perioder?

Hvis der er efterslæb, manglende dokumentation eller fejl, bør I skelne mellem at holde den nye periode ajour og at rette historikken. Beskriv de kendte forhold tidligt. Omfang, prioritering og pris for en gennemgang skal afklares, før arbejdet sættes i gang.

Lav en fælles opgaveliste for overgangsperioden. For hver opgave skal det være tydeligt, hvilken periode den dækker, hvem der leverer input, hvem der udfører arbejdet, og hvem der følger op. Det gælder især den næste lønkørsel, momsindberetning, betaling og eventuelle spørgsmål fra revisor.

Et leverandørskifte flytter ikke automatisk alle åbne opgaver til den nye bogholder. Bekræft arbejdsdelingen med den tidligere leverandør og den nye samarbejdspartner, så opgaverne har en tydelig ejer. Tidspunktet for overtagelsen afhænger af det materiale og de aftaler, der er på plads.

Et bogholderskifte og et systemskifte er to forskellige beslutninger. Vi arbejder blandt andet med e-conomic, Dinero og Billy og hjælper med at vurdere, om opsætningen passer til behovet. Hvis I også skifter system, skal stamdata, saldi, åbne fakturaer og integrationer indgå i planen. Læs mere i vores systemoversigt.

Fortæl, hvilket system I bruger, hvornår I ønsker at skifte, og om der er kendte åbne perioder eller opgaver. Beskriv også den rapportering, I gerne vil have fremover. Kontakt os for at drøfte overdragelsen, og læs om pris og afgrænsning af samarbejdet, før I sammenligner tilbud.